「ChatGPTを使ってみたが、毎回同じ説明をするのが面倒で続かない」
「社内資料を入れて使いたいが、情報漏えいが心配」
住宅会社・工務店でも生成AIの活用が広がっていますが、ChatGPTを「質問すると答えてくれる検索ツール」として使うだけでは、生産性はなかなか上がりません。差がつくのは、使い始める前の初期設定です。自分や自社の情報をあらかじめ覚えさせ、社内データとつなぎ、よく使う指示をボット化しておくことで、同じChatGPTでも出てくる答えの質が大きく変わります。
本記事では、住宅会社のAI活用を支援する当社コンサルタントの解説をもとに、ChatGPTで最初に設定しておきたい4つの機能（カスタマイズ・メモリ・コネクタ・カスタムGPT）と、情報漏えいを防ぐためのデータ設定を紹介します。
※本記事の画面名・機能名・プランの条件は、動画公開時点（2025年9月）の内容です。ChatGPTは頻繁に仕様が変わるため、設定の際は最新の画面と公式情報をご確認ください。
4つとも、操作自体は難しくありません。横文字が多く苦手意識を持たれがちですが、一度設定してしまえば、その後の毎日の業務がそのまま楽になります。
ChatGPTを初期状態のまま使うと、たとえば「今日14時からの会議のリマインドメールを社外向けに作って」と頼んでも、差出人の会社名や名前は入りません。そこで設定画面の「ChatGPTをカスタマイズする」から、自分の仕事内容や立場をあらかじめ入力しておきます。
ショートカットは、たとえば「本日のお打ち合わせありがとうございました。議事録は本日中にお送りします」という文章の後に決めた一言を添えるだけで、社内チャット用の文面に整えてくれる、といった使い方です。パソコンのキーボードショートカットのように、よく使う指示を短い合図で呼び出せるようにしておくと、毎回の指示を書く手間が省けます。
なお、カスタマイズを入れすぎると、標準的な回答とはかなり違う出力になることもあります。まずは仕事内容と出力の好みから入れ、使いながら調整していくのがおすすめです。
ChatGPTは基本的に、一つひとつのチャット（会話の部屋）ごとに記憶がリセットされます。あるチャットで社内資料を読み込ませても、新しいチャットを開けば、その内容は覚えていません。
そこで役立つのがメモリ（パーソナライズ）機能です。チャットの中で「これをメモリに記憶しておいてください」と伝えると、「保存されたメモリを更新しました」と表示され、以後はチャットをまたいでもその情報を前提に回答してくれます。保存された内容は設定画面の「メモリを管理する」から確認・削除できます。
経営者や管理職であれば、自社の基本情報、商品の特徴、部下の得意分野などを覚えさせておくと、毎回資料を渡さなくても文脈を理解した答えが返ってくるようになります。ただし、お客様の個人情報など外部に出してはいけない情報は入力しないよう、社内でルールを決めておきましょう。
コネクタは、ChatGPTを外部のツールと連携させる機能です。Googleドライブ、Gmail、Googleカレンダー、Box、Canvaなど、画面に表示されるアプリであれば比較的簡単に接続できます。
接続すると、ChatGPTがそのツール内の情報を参照して答えられるようになります。たとえば、当社が使っている「0次接客」という言葉は一般的な用語ではないため、普通に質問しても正しい答えは出てきません。しかしGoogleドライブを連携させておくと、ドライブ内の資料を読み取り、社内で使っている意味のとおりに答えてくれます。
住宅会社であれば、商品資料、仕様書、営業ツール、過去の提案書などが入ったフォルダとつなげることで、説明するまでもなく自社のことを理解した「社内の参謀」に近づきます。カスタマイズやメモリに比べて、まだ使っている会社が少ない機能ですが、成果が出やすいポイントです。
社内資料をAIに読み込ませることに抵抗がある方も多いでしょう。個人向けプランで使う場合は、設定の「データコントロール」にある「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにしておきます。オンのままだと、入力した内容がモデルの改善（学習）に使われる可能性があります。
組織向けのプランでは、動画公開時点では標準で入力内容が学習に使われない設定になっていました。いずれの場合も、どのプランで、どの設定になっているかを会社として確認し、社員にも共有しておくことが大切です。
設定と同じくらい重要なのが、実際にChatGPTへ送る指示（プロンプト）です。誤解なく、効率よく、再現性高くやりたいことを伝えられるかで、回答の質は大きく変わります。
| 雑な指示 | 具体的な指示 |
|---|---|
| この外観パースを 広告に使える かっこいい画像にして | 必須条件・ 外構や素材の指定・ 出力形式などを 細かく文章で指定する |
| 意図しない文字入れや 背景の追加だけで 終わりがち | 同じ素材でも 広告に使える品質に 近づく |
「かっこいい」のように人によって受け取り方がずれる言葉ではなく、「かっこいいとは具体的にどういう状態か」を文字にして伝えることがポイントです。とはいえ、毎回長い指示を一から書くのは大変です。そこで4つ目の機能が生きてきます。
カスタムGPTは、指示文や参考資料をあらかじめ組み込んだ特定用途専用のChatGPTです。一度つくっておけば、毎回プロンプトを書かなくても、素材を渡すだけで目的の出力が得られます。
営業トークボットのように資料まで読み込ませたものは、つくるのに手間がかかる分、精度の高い回答が返ってきます。全社員が一人ひとりつくる必要はありません。会社や部署で代表して1つつくり、リンクで共有するのが効率的です。動画公開時点では、カスタムGPTの作成には有料プランが必要でしたが、共有されたリンクから使うだけなら無料ユーザーでも利用できました。
作成は、「GPT」のメニューから「作成する」を選び、名前と説明、普段入力している指示文を「指示」の欄に入れ、必要に応じて自社資料をアップロードするという流れです。
カスタマイズとメモリで「自分と自社のこと」を覚えさせ、コネクタで社内データとつなぎ、カスタムGPTでよく使う指示を仕組みにする。この4つを整えるだけで、ChatGPTは単なる質問箱から、日々の業務を支えるパートナーに変わります。完璧を目指すより、まず設定してみて、使いながら慣れていくことが大切です。
A. まず「ChatGPTをカスタマイズする」に自分の仕事内容と出力の好みを入力し、データコントロールの学習設定を確認しましょう。そのうえでメモリに自社の基本情報を覚えさせ、Googleドライブなどのコネクタを接続すると、回答の精度が大きく上がります。
A. 個人向けプランでは「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにし、入力内容が学習に使われないようにしておきます。組織向けプランでは標準で学習に使われない設定になっていることが多いですが、自社の契約内容を確認してください。お客様の個人情報は入力しないなど、社内ルールもあわせて決めておきましょう。
A. その必要はありません。会社や部署で代表者が1つつくり、リンクで共有すれば全員が使えます。営業トークや文面の調整など、社内で頻繁に発生する業務から順にボット化していくのがおすすめです。
ピュアグロースでは、住宅会社・工務店向けに、ChatGPTの初期設定から自社専用ボットの作成、社内勉強会の運営までAI活用を支援しています。「何から始めればよいか分からない」「つくり方を教えてほしい」といったご相談もお気軽にどうぞ。
