「採用会議が、応募数や進捗を確認するだけの報告会になっている」
「社員紹介（リファラル）を呼びかけても、現場から候補者が上がってこない」
求人媒体、スカウト、人材紹介と採用手法は増えましたが、日々の業務に追われると抜け漏れや対応の遅れが起き、後手に回りがちです。採用がうまくいっている会社は、社内で会議体をしっかり回しています。本記事では、人材業界で大量採用と定着の両方を担ってきた当社の採用コンサルタントの解説をもとに、採用がうまくいく採用会議の進め方と、リファラル採用を増やすポイントを紹介します。
採用会議でよくあるのが、応募数や面接数を確認するだけの会議です。数字の進捗は常に見られるものなので、わざわざ会議で読み上げる必要はありません。会議の時間は、今後どうしていくかを話し合うことに使いましょう。
採用会議は人事の仕事と思われがちですが、社長や役員にも出てもらうべきです。媒体にお金を投資するかどうか、そもそも新卒を採るかどうかといった判断は経営判断であり、会社によっては急に方針が変わることもあるからです。
さらに、営業部長や店長といった現場の幹部にも入ってもらいます。採用を会社全体の仕事だと捉えてもらうことで、「現場はこういう人が欲しかったのに」「人事の採用力がないから」といった部署間の衝突もなくなります。また、みんなで責任を持って採用した人には「採用の失敗」という概念を持ち込まない。入社した人が活躍し、なじめるように、会社全体で同じ方向を向くことが大切です。
リファラル採用とは、社員や協力業者などからの紹介による採用です。人と人とのつながりで採用するため、採用単価を下げられ、優秀な人材も採りやすく、入社後も辞めにくいという利点があります。住宅会社でも、リファラル採用が多い会社ほど組織が強い傾向があります。当社自身も、社員の紹介による入社が多い会社です。
一方で、リファラルが進まない会社も多くあります。人事以外の社員からすると、どうやって人を集めればいいか分からない、知人を紹介しても成果を出せるか不安、そもそも自分の会社をあまり好きではない、といった理由があるからです。
社員に「採用は誰の仕事ですか」と尋ねたら、何と答えるでしょうか。多くの会社では「人事部の仕事」「社長の仕事」という答えが返ってきます。そうした会社はリファラルが少なくなります。「自分たちの仕事」「社員全員の仕事」、少なくとも「幹部の仕事」と答えられる会社は強い。面接をするのは社長や役員でも、母集団をつくるために友人・知人を呼んでくるのは全員の仕事だと、社内で意識を統一することが第一歩です。
知人が転職先を探していれば、自然と紹介の声は上がります。大切なのは、今は転職するつもりがなくても、とにかく優秀な人も候補として社内に挙げてもらうことです。転職意欲のない優秀な人をどう採るかが、採用の肝だからです。
社員からすると、来る気のない人を忙しい社長や幹部につなぐのは気が引けるものです。しかし、それで構わないと伝えましょう。1回の食事では来なくても、2回、3回、5回、10回と会ううちに、2〜3年後に気持ちが変わって入社してくれるかもしれません。それくらい長期の視点で、現場と幹部が一緒になって口説いていくことが大切です。
社内の掲示板に「紹介をお願いします」と貼るだけでは、リファラルは進みません。採用会議を経営会議と同じくらい重要な会議と位置づけ、現場にも数字を持ってもらうことが必要です。
リファラルが上手な社員は、会社のことを考え、会社のことを語れる人です。そうした人のやり方を社内に横展開すれば、採用はどんどん広がります。そして、まず動くべきは社長・役員と人事です。「現場がやってくれない」と嘆く前に、人事が自らリファラルをして、うまくいったやり方を現場に共有する。上が背中を見せることで、現場も動き出します。
| 項目 | ポイント |
|---|---|
| 面接日程 | 合格者が出てから調整せず、 面接官の枠を先に押さえておく |
| 新卒の数字 | 週・月単位の増減ではなく、 前年同時期と比較する |
| 中途の計画 | 未来の組織図を見ながら、 どこに誰を、どの媒体で、 いくらで採るかを判断する |
| 頻度 | 最低でも2週間に1回 |
採用がうまくいかない原因として多いのが、次の面接官のスケジュールが押さえられず、選考のリードタイムが延びている間に他社に決まってしまうことです。会議のなかで「この時間は面接に充てる」と先に枠を確保し、上がってきた候補者をどんどん入れていく段取りにしましょう。
中途採用の会議はToDoの処理に偏りがちです。3年後、5年後に会社が伸びたときの組織図（未来組織図）を描いておけば、このままではどのポジションが何人足りないかが見えてきます。離職率も考慮して必要な採用人数を決め、それに合わせて媒体や投資を判断します。
最近は営業職を中心にヘッドハンティング会社の動きが活発で、ごっそり人を引き抜かれる会社もあります。営業担当には、自分の力を試したいと考える人が多いものです。採用手法も大切ですが、そもそも魅力的な会社かどうかが問われています。経営者の人間性、会社のビジョン、評価制度や報酬体系を見直し、「うちの会社の売りはこれだ」と採用メンバーや社員が語れる状態をつくっておきましょう。
A. 人事担当者だけでなく、社長・役員、営業部長や店長などの現場の幹部です。投資判断ができる人と、現場で候補者を集められる人がそろうことで、採用が会社全体の仕事になります。
A. 「採用は全員の仕事」という意識を社内で統一し、今すぐ転職しない優秀な人も候補に挙げてもらうことです。食事の回数や声をかけた人数などのKPIを置き、社長や人事が率先して動きましょう。
A. 最低でも2週間に1回が目安です。進捗の読み上げではなく、面接枠の確保や、未来の組織図に基づく採用計画・投資判断など、今後どうするかを話し合う場にしましょう。
ピュアグロースでは、採用のプロフェッショナルが、採用計画の策定から母集団形成、面接、リファラル採用の仕組みづくりまで支援しています。採用でお困りのことがあれば、お気軽にご相談ください。
